Введение в работу с Excel

Перед началом анализа данных необходимо максимально четко определиться с целью его проведения. По понятным причинам цели могут быть самые разные, и все мы рассматривать не будем – о них уже написаны миллионы книг. Предлагаю сконцентрироваться на тех задачах, которые приходится чаще всего решать, и в которых чаще всего возникают проблемы и ошибки.

Для анализа данных в основном используется известная компьютерная программа MS Excel. Программа очень толковая. Имея многолетний опыт работы с цифрами, могу смело заявить, что в Excel можно проанализировать и рассчитать практически все, что необходимо. Конечно, есть и более мощные программы обработки числовых данных, но их обычно используют для сложных и специфических расчетов.

Хорошие знания Excel позволяют решить практически любую задачу. Мне лично больше нравится старая версия Excel 2003, но время не стоит на месте, поэтому пришлось приспосабливаться к версии 2007 и 2010.

Excel – это табличный процессор, где все данные вводятся и хранятся в виде таблиц, по крайней мере, так это выглядит внешне. У таблицы, как известно, есть строки и столбцы. На пересечении одной строки и одного столбца находится ячейка, которая является неделимой единицей информации. То есть в одну ячейку невозможно ввести два числа или две формулы. Хотя есть множество способов сделать так, чтобы значение или формула менялась в зависимости от изменения некоторых условий. Это очень ценное свойство, которое обязательно будет разобрано по косточкам и по подводным камешкам.

Думаю, что с вводом исходной информации у читателя нет проблем, в противном случае нужно купить книжку «Excel для чайников».

Обычно данные вводятся не просто для распечатки красивой таблички, а для того, чтобы с ними работать в дальнейшем. Наиболее часто решаемые задачи я считаю следующие:

– красивое оформление данных в виде таблицы. Такие таблицы сохраняются, пересылаются или распечатываются. Данные не обновляются и быстро теряют свое значение. Однако даже простое оформление таблицы часто вызывает проблемы и может стать непосильной задачей, поэтому данный вопрос, считаю, следует рассмотреть и извлечь полезные уроки. Тем более, что в оформлении таблиц кроется огромный резерв для увеличения эффективности (скорости, качества) работы в Excel.

– создание/изменение таблицы для анализа данных. Данные вводятся каким-либо образом (вручную, копируются, импортируются) для того, чтобы далее извлечь из них новую информацию. Делается это с помощью расчетов и различных операций, форматирования, создания графиков и проч. То есть с помощью использования любого средства анализа, доступного в Excel. В дальнейшем результат анализа сохраняется, пересылается, распечатывается, на его основе принимаются решения. Исходные данные в таблицах могут обновляться, в том числе и автоматически по ранее введенным формулам. Такой вид таблиц наиболее часто используется в работе с Excel.

– в Excel можно работать с текстом, для чего придуманы исключительно полезные функции. Иногда даже приходится из Word копировать данные в Excel, там их обрабатывать и отправлять назад в Word. Подавляющее большинство пользователей ни разу об этом не слышало и тратят часы на то, что можно сделать за пару минут.

Вкратце это основной круг задач, с которыми сталкиваются пользователи табличного процессора MS Excel.

Для того чтобы работа в Excel была эффективна, необходимо минимизировать время работы, количество ошибок и сделать так, чтобы в расчетах и таблицах легко могли разобраться другие пользователи. То есть работа должна быть быстрой, корректной и понятной.

Дабы избежать бестолкового нажатия клавиш по шаблону, что бывает достаточно часто, параллельно с курсом Excel рекомендую обращаться к смежным теоретическим и практическим вопросам. Это позволит анализировать данные с умом, понимать их природу, делать качественную интерпретацию полученных результатов. В конце каждой статьи есть список похожих материалов.

Источник: https://statanaliz.info

Уважаемые коллеги, пожалуйста, присылайте ваши статьи, презентации и другие материалы для публикации на сайте BusinessForecast.by на электронный адрес info@businessforecast.by.