Термин «тайм-менеджмент» заимствован из английского языка («time management») и означает «управление временем». Планирование, нацеленное на достижение целей с минимальной затратой времени и максимальной эффективностью.
Тайм-менеджмент — это комплекс методов и техник для управления временем. Умение планировать и структурировать свой день, неделю, месяц и даже год очень упростит вашу жизнь и обязательно приведет к успеху.
Ричард Уильямс, отец-тренер всемирно известных теннисисток Серены и Винус Уильямс, говорил, что, «не планируя ничего, ты планируешь неудачу».
ЗАЧЕМ НУЖЕН ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Каждый из нас сталкивался с тем, что не хватает времени. Эта проблема распространена во всех аспектах жизни: работе, отношениях, повседневной рутине и тому подобное. Нехватка временного ресурса провоцирует стресс, а именно он является одной из главных причин головной боли, бессонницы, прокрастинации и депрессии. Чтобы справиться с этим, нужно научиться расставлять приоритеты, фокусироваться на важном направлении и структурировать.
КАК НАУЧИТЬСЯ УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ
Существует множество техник и методов. Следует выбрать что-то максимально комфортное и эффективное именно для вас. Если же вы не знаете, что лучше подойдет, выберите несколько методов, принципов, техник и попробуйте каждую неделю что-то новое. После каждой недели суммируйте результаты, сопоставьте по эффективности и выберите самый удобный для вас вариант.
Сейчас мы рассмотрим несколько техник, методов и принципов тайм-менеджмента.
МЕТОД «90 НА 30»
Принцип метода «90 на 30» заключается в том, что вам нужно выделить полтора часа на работу и полчаса на отдых. Во время отдыха вы дадите мозгу остыть и настроиться на следующие полтора часа продуктивности. Ученые уже доказали, что наш мозг не может быть сосредоточенным более 90 минут. Он начинает отвлекаться на мелочи, поэтому эффективность вашей работы снизится. Именно поэтому между подходами следует немного отдохнуть для достижения высоких результатов.
Также вам нужно расставить приоритеты по принципу матрицы Эйзенхауэра.
МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Этот метод заключается в правильной расстановке приоритетов. Мы часто сталкиваемся с тем, что не можем решить, с чего начать, какую задачу делать, прежде всего. В таком случае необходимо воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.
Матрица имеет четыре квадрата:
- Важно — срочно – сделать
- Важно — не срочно – запланировать
- Неважно — срочно – делегировать
- Неважно — не срочно – удалить.
К первому квадрату относятся задания со сроком сдачи. Например, домашнее задание в учебном заведении, оплата коммунальных услуг, выполнение запроса клиента. Такого типа задачи являются важными и одновременно срочными, потому что имеют дедлайн, поэтому их нужно делать в первую очередь.
Ко второму квадрату можно причислить дела, не имеющие срока сдачи, но они, безусловно, влияют на ваш успех. Это, возможно, изучение нового иностранного языка, чтение книги, занятия спортом. Они важны, но поскольку не имеют дедлайна, не обязательно выполнять их прямо сейчас.
К третьему квадрату относятся дела, не имеющие особой важности, но выполнить их нужно. Это может быть бытовая рутина. Например, перестелить постельное белье, постирать его. Такие задачи нужно сделать, но позже, чтобы выделить время на дела из предыдущих двух квадратов.
И, наконец, четвертый квадрат. В него попадают все действия, которые не имеют никакой важности и срочности выполнения: полистать ленту в инстаграме или фейсбуке, посмотреть сериал или фильм. Перечисленные дела лучше удалить из списка вообще, по крайней мере, зачислить в список.
МЕТОД «52 НА 17»
Метод «52 на 17» абсолютно аналогичен методу «90 на 30». Вам нужно выделить 52 минуты на продуктивную работу и 17 минут на отдых. Перед началом следует расставить приоритеты, чтобы потратить больше сил на важное направление и срочное, когда голова свежа и не забита предыдущими делами. Этот способ подойдет тем, кому трудно быть сосредоточенным длительное время.
Очень важно во время отдыха не сидеть в социальных сетях, потому что они также несут информационную нагрузку и заставляют мозг работать. Поставьте таймер на 17 минут и ничего не делайте.
МЕТОД «ХОТЯ БЫ N МИНУТ»
Этот метод идеально подходит любителям откладывать на потом. Суть метода в том, что перед началом задания, которое совсем не хотите делать, следует выделить любое количество минут на выполнение. Например, 10 минут выделяете на задание, в процессе мозг теряется во времени, и вы тратите больше, чем 10 минут. Метод прекрасно подойдет для более мелких задач, не требующих восьмичасового рабочего дня.
ПОЕДАНИЕ «ЛЯГУШКИ»
Название не слишком презентабельное, но концепция метода достаточно эффективна. В большинстве случаев мы делим задачи на те, что нам не слишком сложно делать, и те, что очень лень. «Лягушка» — именно второй тип заданий. Вам следует выполнить сначала задание, которое больше всего не хочется, а потом другие.
Таким образом, вы направите все свои силы на то, что трудно, и остальные задачи покажутся вам легкими.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ПО ХРОНОТИПУ
Ученые утверждают, что существуют 4 хронотипа: львы, волки, медведи и дельфины.
Львы: люди, которые могут просыпаться без будильника с 7:30 до 10:00. Их работоспособность наиболее эффективна в промежутке 10:00 — 17:00, а лечь спать им лучше всего до 22:30.
Волки: это тот тип людей, которым трудно встать, но они просыпаются с 7:30 до 12:00. Наиболее продуктивное время до 20:00 и легко засыпают в полночь.
Медведи: им без проблем дается подъем с 7:00 до 11:00. Пик их активности – 11:00-18:00. Приготовиться ко сну и заснуть им лучше до 22:30.
Дельфины: эти люди, что могут просыпаться с 7:00 до 10:00 и без проблем заснуть еще раз. Их производительность самая высокая с 10:00 до 18:00. Чтобы заснуть, им нужно отложить все гаджеты за два часа до сна.
Если определите, какой хронотип вы, то без проблем сможете составить собственный график работы.
ПРАВИЛО «1-3-5»
Прежде всего, вы должны выделить 9 задач в день: одну высокого уровня сложности, три среднего и пять низкого. В приоритет, конечно, поставьте сначала более тяжелые дела. Со временем вы сможете скорректировать правило под себя. Например, не 1-3-5, а 1-2-6.
ГРАМОТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА ЗАВТРА
Такой способ прекрасно подойдет тем, кому тяжело дается ранний подъем. Вам следует составить план на завтра, чтобы оценить нагрузку дня. Утром в спешке наш мозг может упустить какое-то задание или даже несколько, потому что еще полностью не запустился режим работы. Планировать с вечера можно как личные дела, так и рабочие.
Дедлайны
Дедлайн – срок выполнения задания. Ставьте себе дедлайны, потому что именно они стимулируют работать быстрее. Исследователи утверждают, что даже установленные сроки сдачи способствуют выполнению дел. К сожалению, они работают хуже, чем дедлайны, установленные кем-то: начальником, куратором, родственником. Чтобы имплементировать установленные дедлайны самими, вам нужна хорошая самоорганизация.
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ НЕТ НИ ОДНОЙ СВОБОДНОЙ МИНУТЫ
Возможно, вы пользуетесь методами тайм-менеджмента, но все равно не хватает времени на выполнение того или иного дела. Тогда вам следует записывать каждый свой шаг с момента звонка будильника до того, как уснете.
Пример:
7:00 — проснулся
7:05-7:10 – умывался
7:15-7:30 — завтракал
7:35-8:00 – добирался на работу
8:00-8:15 – разговаривал с боссом…
Аудит ежедневного времени проводите в течение недели, затем проанализируйте, где есть, по крайней мере, 5 свободных минут, затем объедините все пятиминутные промежутки и увидите, что у вас есть час свободного времени.
ГДЕ СОЗДАВАТЬ СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ
Существует множество приложений для эффективного и грамотного планирования, но по большей части они платные. К счастью, Google предоставляет нам свой бесплатный планер Google-календарь. Здесь вы можете создавать планы на каждый день и устанавливать напоминания для каждого пункта из списка. Данное приложение могут установить как владельцы Android, так и владельцы iOS.
Также Google-календарь доступен для Windows.
ВЫВОД
Тайм-менеджмент включает грамотное управление временем, способствует экономии временного ресурса и выполнению задач с минимальными затратами сил. Ставьте самые неприятные задачи первым пунктом в списке, фиксируйте количество потраченного времени и не забывайте об отдыхе.
Успехов!
Автор: Влада Шулежко
Источник: Lb.ua
Перевод: BusinessForecast.by
При использовании любых материалов активная индексируемая гиперссылка на сайт BusinessForecast.by обязательна.