Уважаемые читатели и посетители сайта! Представляем вашему вниманию топ 10 причин внедрить электронный документооборот и современную систему Comindware CRM, разработчиком которой является компания Comindware (см. сайт Comindware.com).
В данном случае указанная CRM система в сжатые сроки разрабатывается на основе передовой Low-code платформы для цифровизации (цифровой трансформации) конкретного предприятия с учетом потребностей и специфики самого предприятия с тем, чтобы существенно повысить эффективность бизнес-процессов на предприятии и, как следствие, объемы выручки и прибыли.
Доводилось ли вам считать, сколько времени и денежных средств тратит ваша компания на бумажную волокиту? А ведь в текущих условиях каждая нерационально использованная копейка или минута времени могут иметь решающее значение.
С развитием Интернета и современных технологий пришло время отправить эпоху толстых папок и пыльных архивов на задворки истории. На помощь вам придет электронная система управления документами, которая позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документацией.
Все еще сомневаетесь, что вам нужна система ЭДО и CRM от компании Comindware? Тогда посмотрите какие преимущества вам это принесет.
- Уменьшение расходов на канцтовары и почтовые отправления.
Конечно, вы можете возразить, что существуют затраты на саму электронную систему управления документами. Но давайте посчитаем.
Один офисный работник печатает в среднем 10000-12000 страниц каждый год. Отказавшись от бумажных документов, следуя принципу No Paper, вы потенциально экономите минимум 5000 рублей в год только на бумаге. Умножьте эту сумму на количество ваших работников.
Плюс добавьте стоимость канцтоваров, принтеров, их заправку и обслуживание, почтовые отправления и др.
Кроме того, вам больше не понадобится место для хранения ваших бумажных документов. Соответственно, это позволит сэкономить деньги на аренде ненужных квадратных метров или использовать освободившееся место для увеличения прибыли организации.
- Экономия времени сотрудников.
Более 20% своего рабочего времени работники тратят на обмен бумажными документами с клиентами и другую бумажную работу. Не говоря уже о документах, в которых обнаружены ошибки, поскольку их отправка на доработку также приводит к затягиванию рабочих процессов. А ведь потраченное нецелесообразно время может стоить компании немалую сумму.
Для сравнения: электронный документ доставляется к каждому работнику за считанные секунды, независимо от их текущего местонахождения. А это значит, что работники могут успеть обработать больше информации, больше времени уделить клиентам или решить другие важные задачи и, тем самым, принести ощутимую пользу компании вместо того, чтобы заниматься ненужной бумажной волокитой.
- Удобный поиск документов.
Согласно действующего законодательства, компании обязаны хранить некоторые документы в течение длительного времени. Поиск этих документов приводит к определенным неудобствам. Например, когда приходит проверка, работники тратят много времени на поиск необходимых бумаг. Чтобы найти желаемый документ часто нужно знать его номер или точное название.
Однако, в случае перехода на ЭДО и CRM Comindware, вам больше не нужно запоминать названия документов, перебирать огромные кипы бумаг или рыться в бумажных архивах.
Таким образом, очевидно, что работа вашей компании в этом случае будет гораздо более продуктивной.
В целом внедрение ЭДО и CRM может сократить до 80% времени, необходимого для поиска и получения соответствующей информации.
- Сведение к нулю рисков потери документов.
При бумажном документообороте проблемой может стать человеческий фактор. Например, документ могут случайно уничтожить или потерять. Это приводит к большим затратам на бумагу и канцтовары, нерационально потраченному времени работников и даже штрафам со стороны государственных органов.
В конце концов, это может заставить клиента выбрать другую компанию, а не тратить свое время на ожидание завершения поисков утраченной документации (которые, к слову говоря, в отдельных случаях могут быть безуспешными).
Настроив же автоматическое резервное копирование файлов на жесткий диск, сервер или другой носитель, вы можете не беспокоиться о повреждениях, случайном удалении, стихийных бедствиях или сбоях в вашем компьютере.
- Защита от взлома и несанкционированного проникновения.
Система ЭДО и Comindware CRM оснащены жестким контролем, который позволяет точно выбрать, кто может получать доступ к файлам. Эти системы также используют современные методы шифрования и оснащены инструментами кибербезопасности, которые помогают предотвратить потенциальный взлом.
При пересылке документов контрагенту они шифруются и открыть их может только сам получатель.
- Доступность 24/7.
С системами ЭДО и CRM никакой карантин не страшен. Работникам не нужно ехать в офис или просить кого-то прислать им необходимый документ. Подключившись к системе через Интернет, они могут работать с документацией в любое время, даже если находятся в больнице, в отпуске или самоизоляции.
Система ЭДО работает 24/7 в дистанционном режиме, что, согласитесь, очень удобно.
- Контроль за рабочими процессами.
Используя систему ЭДО вы можете контролировать уровни доступа работников к тем или иным документам. А благодаря электронной цифровой подписи вероятность «случайных» решений сводится к нулю.
Кроме того, вы всегда можете отследить на каком этапе подписания находится определенный документ, кто работает или работал с этим документом.
- Забота об экологии.
Е-документооборот полезен не только для бизнеса, но и для экологии. Из одного дерева производят 8333 листов бумаги. Каждый офисный работник печатает около 12 000 листов в год. 45% из них выбрасывается в мусор в течение 24 часов.
Ежегодно на изготовление бумаги уходит около 768 000 000 деревьев. Отказавшись или хотя бы сократив количество используемой бумаги, вы сохраняете леса, а отсутствие необходимости доставки бумажной почты снижает выбросы углерода в атмосферу. Об уменьшении количества пластика от других канцтоваров и говорить не приходится.
Таким образом, экономя время и деньги, можно стать еще и более экологически сознательными.
Экологическая активистка Грета Тунберг будет счастлива!
- Юридическая сила электронного документа.
Вы можете сказать, что и так пользуетесь облачными хранилищами для хранения и обмена документами, зачем улучшать то, что и так неплохо работает? В отличие от обычных облачных систем в системах электронного документооборота есть возможность воспользоваться электронной цифровой подписью.
Такой документ в соответствии с действующим законодательством России автоматически приобретает юридическую силу. То есть в случае срочной необходимости вам не нужно сломя голову лететь в офис, чтобы поставить подпись или печать. Вы можете сделать это онлайн из любой точки мира.
- Повышение привлекательности компании и узнаваемости бренда.
Сейчас, если перед работником станет выбор между работодателем, который работает «по-старому», и тем работодателем, который перешел на электронный документооборот, то, очевидно, что преимущество будет у последнего. Поскольку компания, которая использует современные передовые технологии, которые облегчают сам рабочий процесс, является более привлекательной для потенциальных сотрудников.
Таким образом, система управления документами в рамках CRM является «системой кровообращения» всего бизнеса. Она значительно экономит время и денежные средства, и, конечно, положительно влияет на работу предприятия в целом. Попробуйте и вы увидите, что эта система поможет вашей компании сэкономить деньги в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
В конечном счете, на современном этапе инвестиции в повышение уровня качества предоставления услуг и улучшение коммуникации с клиентами являются необходимым фактором, который и определяет лидеров рынка.
Источник: BusinessForecast.by